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信息技术在幼儿园报名中的应用——以东展幼儿园网上报名为例

时间: 2015-9-30 作者: 郁子君 范怡 单位:上海市第三女子中学 长宁区东展幼儿园 

  前言

  每年暑假,我都在长宁区东展幼儿园当志愿者,非常喜欢幼儿园老师们团结上进的氛围。因为妈妈是幼儿园的园长,经常能听到幼儿园发生的趣事、面临的挑战。而我又深受作为电脑工程师的爸爸的影响,平时就喜欢研究电脑技术。当妈妈有些焦虑地提到一年一度的招生又要开始时,想要借助网络的力量简化报名流程时,我和爸爸立即响应,并开始构思程序的细节,随即开始着手编写开发。

  一、招生面临的问题

  1.每年的招生,园内都会面临不少问题

  长宁区东展幼儿园是所民办学校,由于面向全市招生,每年的报名人数都会有大幅增长,令园方难以预测报名当天的来园人数。往年,幼儿园老师们都要根据官网上的招生公告浏览量,凭经验猜测报名人数,并安排大量老师待命,以应对不时之需。家长们又往往非常焦急,想给孩子早早报上名。因此哪怕正式报名是在第二天上午才开始,每年都有不少家长连夜排队为孩子报名,只是为了能拿到一个数字更靠前的报名号。这样一来,报名的第一天早晨总是无比拥挤,家长们排队等得焦躁,老师们忙碌得焦头烂额。而到当第二天下午,经常是只有几个家长来园,很多老师全然没有用武之地。这样的情况不仅降低了报名流程的效率,更提高了园方的管理成本。

  另一方面,接待老师们的工作量巨大,其中包含了许多不必要的重复劳动。往年东展幼儿园的报名单,全部都是等家长排队到园内后,让家长手工填写,然后再由老师们输入到电脑系统内。往往家长会遇到许多不确定的内容,需要不少时间回忆及确认;有些家长字迹潦草,使输入信息的老师不得不花大量时间精力加以辨认。此外,在录取流程结束后,幼儿园的老师们还要加班加点,再把被录取孩子的信息重新输入整理一遍,效率甚低。

  2.而在园外,每年招生也给校园周边带来巨大压力:

  因为招生不划地块,很多外区家长一大早就驱车前往幼儿园,每每都使幼儿园周围的道路,尤其是安龙路清晨便开始堵的水泄不通,哪怕有很多交警在疏导,拥堵的情况还是没有什么好转。很多家长不得不把车停在很远的小区内,再走路到幼儿园来排队。安龙路上的大人,带着老人和孩子,在响着喇叭的轿车之间穿行,甚是危险。警察和保安一齐出动,才得以保障来维护幼儿园的一方平安。

  二、基于信息技术的解决方案

  1.方案目的:希望能够减少家长排队等候时间,分散各时段来园验证,以使人群分流,保证安全;同时也确保信息准确,将信息与学籍管理系统直接连接,避免老师重复劳动。

  2.方案设计原则:要保证每个家长能够成功注册、提交信息,收到系统正确分配的来园验证时间,并在此之后顺利打印出报名表;要保证园方能够准确收到家长提交的信息;要确保网站面对瞬时大流量仍能正常运转。

  3.方案的技术手段:使用微软.NET技术开发,开发工具是VS2010, 数据库采用SQLSERVER2008. 系统部署在云服务空间,保证了瞬时高并发的响应。

  4.方案的设计过程与投入使用:

  经过和幼儿园的反复讨论,我们决定采用“家长在网上填写信息,到报名现场验证”的方法。这样,家长只需要在家中填完并确认好需要的信息,提交后得到系统分配的报名号和来园时间,带着相关证件和自行打印好的报名表给现场的老师验证即可。由于报名号和来园时间已经确定,报名表已经提交,家长们便不用过早来排队,也不用在拥挤的现场填写孩子的信息;老师们亦不需要加班加点把信息输入电脑,只需核对证件,在系统中确认即可。

  (1)设计过程

  确认了这个网上报名系统的作用后,我整合分析了四个表格:本市幼儿园入园的学籍系统表格、东展幼往年报名登记表、招生汇总表、录取通知书,来作为程序的数据架构,并设计了整个程序的功能环节:用户注册、用户填写表格并提交、老师现场复核确认、老师面谈登记附加信息。信息登入后,进入报名汇总统计系统,使幼儿园能够知道各年龄段报名人数,把录取情况登入系统显示,并联结录取通知短信发送系统,导入学生档案管理系统。

  完成以上一系列准备工作后,我和作为电脑工程师的爸爸开始在visual studio 2010 中用c#语言开发网页版东展幼儿园2015招生报名系统。在爸爸搭出程序的基础框架之后,我提出了一些修改建议,从最简单的字体到最重要的输入内容(如幼儿出生日期、),都经过了反复推敲。在这修改的过程中,我们又有了新的构想。为了防止家长填错信息而导致整张报名表无效,我们增加了修改信息的功能,方便家长随时更改、更新孩子的信息;并增加了程序自动开启、自动关闭功能。

  (2)试运行

  在正式推出网上报名之前,我们在2015年3月、4月初分别进行了两次模拟测试。我们邀请整个东展幼儿园的老师协助我们,模拟正式报名,在程序中注册账号,填写信息,得到系统分配的报名号,进行网站的压力测试。

  第一次是功能测试,请40位老师模拟幼儿家长,进入网站注册、输入信息并提交,检验系统是否成功分配不同时段的来园时间,数据库能否收到老师们提交的信息。

  第二次是压力测试(所有老师同时注册,15分钟内录入600份报名表) 然后正式通过。每一次模拟,我们都会收到老师们在微信群里反映的问题,分类整理,并及时进行了改进,并和幼儿园老师们一起修改网上报名的相关通知。

  (3)正式上线

  在彻底完成整个程序后,我们便开始和幼儿园官方网站合作,将程序与官网连接起来,并做了醒目标志。在做好了万全准备后,2015年4月17日网上报名系统正式上线,我们在电脑旁全程监控,并安排了专门的老师在电话旁应答家长的问题,并及时解决问题。不出所料,在开放报名的第一天就有200多位家长报名成功。随后的几天,每天报名成功的人数都以60位左右在递增。最终系统关闭时间是到2015年到5月 7日 17时,报名人数达到了834人。5月9日、10日即是现场验证时间了,可从5月8日一早开始,就有部分家长打电话来,反映不知道这次的网上报名,因此无法验证。东展幼儿园考虑到这是第一次开放网上报名,的确仍有部分家长没有注意到报名方式的变化,便第二次重新开放了为期两天的网上报名系统,便于家长补报名。最终,今年东展幼儿园的报名人数达到947人。

  三、使用效果

  东展幼儿园是长宁区公民办幼儿园中第一个采用网上报名方式的幼儿园。 实践证明,网上报名有许多优点:

  这种报名方式首先方便了家长,提升了幼儿园的服务质量。家长们可以不用在闷热的阳光下挤在人群中,可以不用到处寻找等得不耐烦而到处乱跑的孩子,可以不用在凌晨为了“赶早”而到幼儿园门口排队。人群的分流,减少了不必要的等候时间,更提升了报名流程的效率。

  其次,园长不再需要担心报名流程的安全问题。通过程序,园长可以在实际验证前得知每个时段来园认证的大概人数,并相应地安排适当数量的老师和保安,把来园数据及时反馈给教育局和安保部门。

  此外, 老师们的工作负担得以减轻。在这种报名方式下,老师们只需核对信息,确认证件情况并录入系统:和孩子面谈时把家长关注的问题录入系统。对于原本承担输入工作的老师,她们不再需要对着模糊的字迹战战兢兢地反复辨认,也不需要为了担心输错信息如履薄冰地重复核对。由于我们的程序和上海市幼儿园学籍系统直接对接,更是避免了老师们重复劳动。在招生录取阶段,园方可以直接调出信息录取,在系统中录入结果,把短信直接发给家长。

  1.一线老师的评价:

  喻老师:“以往报名我头都不敢抬起来,抬起头就是一片黑压压的人群在排队。现在这样的报名接待很轻松,我们也可以喘口气了。”

  杜老师:“这次网上报名感觉很新颖,很方便,与时俱进,省了家长和老师的很多时间。”

  邬老师说:“这是一个必然趋势,信息化网络化时代的便民措施。虽然刚实施还有家长配合不够,但如果形成常规势必方便家长,减少等待。就象医院用网上挂号,会有越来越多的人体会到快捷便利。”

  范园长说:“我的担心可以少很多——家长不必赶半夜排长队,老师不必埋头应对扑面而来的家长,我也不必担心排队压塌园门而发生踩踏,保安不必面对因排队太久而产生的抱怨,幼儿园门口的安龙路上停车也安全有序多啦!”

  2.数据对比


 

图表:2014年与2015年东展幼儿园招生参与教师人次对比

 


 

图表:2014年与2015年家长等待时间对比(min)

 

  后记

  网上报名系统得到了各方的赞赏,作为一名高中生的我感到无比欣慰。一些力所能及的帮助,和一点新技术的运用就能给繁杂的报名流程带来如此简化,我相信科技能够更好地,更有力的改变我们的生活。

 


(AGE06版权所有,请勿转载) 编辑:思齐
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